Présentation du logiciel Qualidoo

Le logiciel de gestion de la qualité Qualidoo vous aide à respecter la norme ISO 9001, facilement et surtout de façon plus rapide et fiable que par une gestion manuelle.

Prêt à l'emploi, il vous permet immédiatement de :

• décrire vos processus de fonctionnement
• gérer vos documents et enregistrements
• traiter les non-conformités, réclamations clients, écarts d'audit, suggestions clients ou collaborateurs
• établir et suivre des plans d'actions (correctif, préventif, d'amélioration)
• enregistrer et mettre en oeuvre les relevés des décisions prise en réunions
• communiquer en interne à propos de ces éléments
• disposer d'indicateurs de surveillance/mesure de ces éléments.

Le logiciel Qualidoo est une boîte à outils complète :

Gestion des documents

• Gestion de documents internes et de documents d'origine extérieure.
• Description de chaque document : titre, origine (interne ou externe), type, service utilisateur, processus concernés, paragraphes ISO 9001 applicables, documents associés...
• Enregistrement, pour chaque document :
  • d'un fichier PDF, pour la consultation en ligne dans Qualidoo (documents internes),
  • des autres possibilités de consultation (ex. : sites Internet, tableaux d'affichage, classeurs...),
  • d'un fichier natif (Word, Excel, Paint, PowerPoint ou autre), pour la modification ultérieure.
• Cycle d'approbation des documents internes.
• Publication automatique des documents (avec message d'information aux utilisateurs désignés, et gestion des accusés de réception).
• Historisation (gestion des versions, conservation des documents obsolètes).
• Pour chaque document : enregistrement des demandes de modifications (date, demandeur, objet) et des réponses faites par les gestionnaires du document.
• Liaison de chaque document avec les autres éléments concernés (ex. : descriptifs de processus, autres documents associés).
• Listes disponibles : documents applicables, documents internes en cours d'approbation.
• Recherche d'un document par type, service utilisateur, auteur, approbateur, processus concernés, § ISO 9001 applicables, etc.
• Diffusion ciblée des documents via la messagerie Qualidoo (avec message explicatif)
• Gestion de la sécurité : gestion de profils utilisateurs.
• Principaux aspects paramétrables par vos soins : les types de documents / le numéro de version initiale de chaque document / les lieux de consultation des documents (en plus de la consultation en ligne dans Qualidoo).
• Ajout de champs supplémentaires paramétrables par l'utilisateur.

Gestion des enregistrements

• Description de chaque enregistrement : titre, identifiant, résumé, date, type, auteur/provenance/servie émetteur, processus concerné, etc.
• Mémorisation, pour chaque enregistrement :
  • d'un fichier PDF, pour la consultation dans Qualidoo,
  • des autres possibilités de consultation (ex. : sites Internet, tableaux d'affichage, classeurs...),
  • d'un fichier natif (Word, Excel, Paint, PowerPoint ou autre), pour la modification ultérieure de l'enregistrement, le cas échéant (cas des enregistrements qui doivent être mis à jour).
• Publication automatique des enregistrements (avec message d'information aux utilisateurs désignés).
• Historisation (gestion des versions, conservation des enregistrements obsolètes), pour les enregistrements qui doivent être mis à jour.
• Listes disponibles : liste des enregistrements.
• Recherche d'un enregistrement par type, service émetteur, auteur, processus concernés, date, etc.
• Diffusion ciblée des enregistrements via la messagerie Qualidoo (avec message explicatif).
• Gestion de la sécurité : gestion de profils utilisateurs.
• Principaux aspects paramétrables par vos soins : les types d'enregistrement / les lieux de consultation physique des enregistrements (en plus de la consultation informatique dans Qualidoo).
• Ajout de champs supplémentaires paramétrables par l'utilisateur.

Gestion des constats (dysfonctionnements, réclamations, écarts d'audit)

• Description des constats et de leurs conséquences.
• Enregistrement, pour chaque constat : du traitement décidé, puis de son avancement et de son efficacité des dérogations éventuelles (date, demandeur, objet) et des réponses obtenues.
• Cas particulier des constats concernant la « propriété du client ».
• Gestion de pièces jointes.
• Messages d'alerte aux personnes chargées de tàches qui tirent à leur fin (x jours avant la date de fin prévue).
• Analyse de chaque constat (processus concernés, causes et leur classification) et prise de décision (ex. : ouverture d'un nouveau plan d'actions, lien avec plan d'actions déjà en cours).
• Liaison de chaque fiche constat avec les autres éléments concernés (ex. : descriptifs de processus, plans d'actions).
• Listes disponibles : nouveaux constat , constat en cours, constat clôturés, tàches en cours, tàches en alerte, tàches en retard.
• Recherche des fiches constat par auteur, service, type, processus, état (nouveau, en cours, clôturé), type de causes, etc.
• Impression de fiches constat vierges.
• Diffusion ciblée des fiches constat via la messagerie Qualidoo (avec message explicatif)
• Gestion de la sécurité : gestion de profils utilisateur.
• Principaux aspects paramétrables par vos soins :
  • la méthode de numérotation des constats (numéro chronologique tous services confondus, ou par service),
  • les différents types de constats (non-conformité, réclamation client, écart d'audit, etc.),
  • les niveaux de gravité des incidents,
  • les types de causes des incidents,
  • le délai d'alerte ( à propos des actions supposées s'achever ).
• Ajout de champs supplémentaires paramétrables par l'utilisateur.

Gestion des plans d'actions

• Ouverture de plans d'actions : sujet, objectif, date de fin visée, processus concernés, type (action corrective, action préventive, projet, planification pour réaliser un objectif Qualité, compagnonnage nouveau collaborateur).
• Par plan d'actions : enregistrement des actions à réaliser, puis de leur avancement et enfin des résultats obtenus (efficacité).
• Messages d'alerte aux personnes chargées de tàches qui tirent à leur fin (y jours avant la date de fin prévue).
• Gestion de pièces jointes.
• Liaison de chaque plan d'actions avec les autres éléments concernés (ex. : plan d'actions précédent, descriptif de processus, incident)
• Listes disponibles : plans d'actions en cours, plans d'actions clôturés, tàches en cours, tàches en alerte, tàches en retard.
• Recherche des plans d'actions par auteur, service, type, processus, état (en cours/clôturé), etc.
• Diffusion ciblée des plans d'actions via la messagerie Qualidoo (avec message explicatif)
• Impression de plans d'actions vierges.
• Gestion de la sécurité : gestion de profils utilisateur.
• Principaux aspects paramétrables par vos soins :
  • la méthode de numérotation des plans d'actions (numéro chronologique tous services confondus, ou par service),
  • le système d'alertes à propos des actions supposées s'achever (délai d'alerte).
• Ajout de champs supplémentaires paramétrables par l'utilisateur.

Gestion des relevés de tàches / décisions (prises en réunion)

• Ouverture de relevés de tàches / décisions : sujet, circonstances (revue de direction, revue de processus, réunion pos-audit, etc.), ordre du jour, date, auteurs, participants et absents à la réunion, processus concernés, informations échangées.
• Gestion de pièces jointes.
• Enregistrement des actions à réaliser puis de leur avancement et enfin de leur achèvement.
• Messages d'alerte aux personnes chargées de tàches qui tirent à leur fin (X jours avant la date de fin prévue).
• Listes disponibles : relevés de tàches /d écisions en cours, relevés de tàches /décisions clôturés, tàches en cours, tàches en alerte.
• Recherche des relevés de tàches / décisions par auteur, service, type, processus, état (en cours/clôturé), date d'ouverture, date de clôture, etc.
• Diffusion ciblée des relevés de tàches /décisions via la messagerie Qualidoo (avec message explicatif).
• Impression de relevés de tàches / décisions vierges.
• Gestion de la sécurité : gestion de profils utilisateur.
• Principaux aspects paramétrables par vos soins :
  • la méthode de numérotation des relevés de tàches / décisions (numéro chronologique tous services confondus, ou par service),
  • le système d'alertes à propos des actions supposées s'achever (délai d'alerte).
• Ajout de champs supplémentaires paramétrables par l'utilisateur.

Tableau de bord

• Définition d'indicateurs graphiques personnalisés (fond et forme) à propos des documents, non-conformités, réclamations clients, plans d'actions, etc.
• Mémorisation de ces indicateurs dans une bibliothèque.
• Consultation et impression d'un indicateur de la bibliothèque pour n'importe quelle plage de dates.
• Type de graphe modifiable à volonté par l'utilisateur : secteurs, courbe, histogrammes groupés ou empilés, nuages de points, boursier, aires et chaque graphe peut être affiché en 2D ou en 3D.
• Possibilité de zoom et d'annotation sur les graphes.
• D'autres éléments des graphiques peuvent également être modifiés par l'utilisateur : polices, quadrillage, position des légendes, styles (relief, dégradé, lissage), orientation des axes. Il est également possible de faire pivoter les graphiques dans tous les axes si on choisit l'affichage 3D.

Cartographie et description des processus

• Gestion de la cartographie de l’organisme (graphique).
• Description de chaque processus : finalité, responsable, position dans la cartographie générale (graphique), schéma des activités, données d’entrée et de sortie, exigences des clients, règlementaires et/ou légales, documents associés, paragraphes ISO 9001 applicables, ressources, fournisseurs et prestataires extérieurs, objectifs qualité, indicateurs qualité, planification des revues du processus, maîtrise des enregistrements
• Liaison de chaque descriptif de processus avec les autres éléments concernés (ex. : documents, plans d’actions).
• Cycle d’approbation des descriptifs de processus.
• Publication automatique des descriptifs approuvés (avec message d’information aux utilisateurs et gestion des accusés de réception).
• Historisation (gestion des versions, conservation des descriptifs obsolètes).
• Listes disponibles : liste des descriptifs de processus en vigueur, liste des descriptifs en cours d’approbation, liste de tous les objectifs qualité, liste de tous les indicateurs qualité…
• Recherche d’un descriptif par responsable, § ISO 9001 applicables, ressources humaines, fournisseurs ou prestataires impliqués, etc.
• Diffusion ciblée des descriptifs via la messagerie Qualidoo (avec message explicatif).
• Gestion de la sécurité : gestion de profils utilisateurs.
• Principaux aspects paramétrables par vos soins :  les types de processus / les types de ressources humaines / les types de fournisseurs / les types de prestataires.
• Ajout de champs supplémentaires paramétrables par l’utilisateur.

Autres fonctions

Messagerie Qualidoo (pour un meilleur suivi et une plus grande réactivité des utilisateurs)

• Envoi de messages à l'intérieur du logiciel Qualidoo et par mail simultanément (serveur SMTP ou Exchange).
• Possibilité de compléter les messages par des pièces jointes (ex. : fiche constat, plan d'actions, document).
• Consultation des messages reçus, avec gestion des réponses.

Sécurité : restriction et contrôle d'accès aux fonctions et données, par module (documents, incidents, plans d'actions, etc.) et par profil utilisateur.

Autres aspects paramétrables par vos soins :

• les profils utilisateurs,
• la liste des services de l'organisme,
• la liste des fonctions de l'organisme,
• la liste des utilisateurs,
• la liste des types de pièces jointes.

Ouverture de Qualidoo

Export des tables de données vers Word, Excel et XML.
Export des Etats (fiches d'incident, plans d'actions, etc.) vers Word, Excel, HTML, PDF, XML, Email PDF.

Aide intégrée au logiciel.

 

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